Yannick Nys & Zonen BV hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten betrokkenen hebben. Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische regelgeving.

1. Onze rol bij de verwerking van persoonsgegevens

Afhankelijk van de verwerking treedt Yannick Nys & Zonen BV op als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker.

·        Wanneer wij persoonsgegevens voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, bepalen wij zelf het doel en de middelen van de verwerking en treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke.

·        Wanneer wij persoonsgegevens in opdracht van ENGIE verwerken, treedt ENGIE op als verwerkingsverantwoordelijke en Yannick Nys & Zonen BV als verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van ENGIE.

·        Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren, geven wij aan welke gegevens noodzakelijk zijn. Als deze gegevens niet worden verstrekt, kan het mogelijk zijn dat wij de gevraagde dienstverlening of overeenkomst niet kunnen voorbereiden of uitvoeren.

Er is geen formele Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld. De zaakvoerder volgt de naleving van de privacy- en beveiligingsregels binnen de organisatie op.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Afhankelijk van het dossier kunnen dit onder meer de volgende gegevens zijn:

·       voor- en achternaam;

·       adres- en leveringsadresgegevens;

·       e-mailadres en telefoonnummer;

·       geboortedatum;

·       klant- en contractreferenties;

·   gegevens die noodzakelijk zijn voor de aanvraag, opvolging of wijziging van een energiecontract, waaronder indien van toepassing het EAN-nummer van het energieaansluitpunt;

·       gegevens over het gekozen energieproduct of energiecontract;

·       correspondentie en communicatie met klanten, prospecten, ENGIE, leveranciers en zakelijke contacten;

·       gegevens die een betrokkene zelf aan ons verstrekt;

·       technische aanmeldings- en auditgegevens die binnen Microsoft 365 worden geregistreerd voor beheer en beveiliging.

Persoonsgegevens die wij voor ENGIE beheren, bevinden zich in hoofdzaak in e-mail, documenten en bestanden binnen Microsoft 365. De ENGIE Partner Portal is een door ENGIE beheerd systeem en behoort niet tot onze eigen opslagomgeving.

3. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens en minderjarigen

Wij hebben niet de intentie om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken, zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of gegevens over iemands seksueel leven of seksuele geaardheid. Indien dergelijke gegevens ongevraagd worden meegedeeld en niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, worden zij niet verder gebruikt en waar mogelijk verwijderd.

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op minderjarigen en wij hebben niet de intentie om bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

·       het beantwoorden en opvolgen van vragen van klanten en prospecten;

·       het voorbereiden en indienen van aanvragen voor energiecontracten;

·       het opvolgen, wijzigen en administratief verwerken van energiecontracten;

·       communicatie met de klant en ENGIE over een aanvraag of lopend dossier;

·       het uitvoeren van opdrachten die wij van ENGIE ontvangen;

·       normale bedrijfs- en leverancierscommunicatie;

·       het naleven van contractuele en wettelijke verplichtingen;

·       het beheren en beveiligen van onze Microsoft 365-omgeving;

·       het behandelen van verzoeken van betrokkenen;

·       het voorkomen, onderzoeken en behandelen van beveiligingsincidenten of mogelijk misbruik.

Persoonsgegevens die wij in opdracht van ENGIE verwerken, worden niet voor eigen doeleinden gebruikt.

5. Rechtsgronden

Wanneer Yannick Nys & Zonen BV zelf verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

·       de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst;

·       het voldoen aan een wettelijke verplichting;

·       een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale bedrijfscommunicatie of de beveiliging van onze systemen;

·       toestemming, wanneer een verwerking specifiek op toestemming is gebaseerd.

Voor persoonsgegevens die wij in opdracht van ENGIE verwerken, bepaalt ENGIE als verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en rechtsgronden. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens de instructies van ENGIE.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

Yannick Nys & Zonen BV maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij zonder menselijke tussenkomst beslissingen worden genomen die rechtsgevolgen hebben of betrokkenen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

7. Bewaartermijnen en herstelbackup

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld of verwerkt. De bewaartermijn hangt af van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking, contractuele afspraken en eventuele wettelijke bewaarplichten.

De herstelbackup staat onder eigen beheer, is afzonderlijk versleuteld en is uitsluitend bedoeld voor herstel en continuïteit. Alleen de zaakvoerder heeft toegang tot de back-up. De back-up is geen afzonderlijke operationele gegevensbron.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en geen wettelijke of contractuele bewaarplicht meer geldt, worden zij verwijderd.

8. Delen van persoonsgegevens en Microsoft

Wij verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Microsoft is de enige rechtstreeks door Yannick Nys & Zonen BV aangestelde externe verwerker van persoonsgegevens voor onze eigen IT-omgeving. In de relatie met ENGIE treedt Microsoft op als subverwerker van Yannick Nys & Zonen BV.

Voor Microsoft 365 gelden de gegevensbeschermings- en beveiligingsvoorwaarden uit het toepasselijke Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Microsoft kan voor de levering van zijn diensten zelf gemachtigde subprocessors inschakelen. Die subprocessors vallen onder de contractuele gegevensbeschermingsverplichtingen van Microsoft.

Meer details: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

9. Internationale doorgiften

De primaire opslag en verwerking van onze Microsoft 365-gegevens vindt voor de Europese omgeving plaats binnen de Microsoft EU Data Boundary. Voor bepaalde door Microsoft gedocumenteerde operationele, beveiligings-, ondersteunings- en servicefuncties kan beperkte toegang tot of doorgifte van persoonsgegevens vanuit derde landen plaatsvinden.

Voor dergelijke doorgiften voorziet Microsoft contractuele en technische waarborgen. Waar vereist omvatten die waarborgen de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses. Wij houden rekening met de actuele Microsoft-documentatie over de EU Data Boundary, internationale doorgiften en subprocessors.

Meer details: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

10. Verwerking in opdracht van ENGIE

·       ENGIE is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij in zijn opdracht verwerken;

·       Yannick Nys & Zonen BV verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor de opgedragen dienstverlening en volgens de instructies van ENGIE;

·       de gegevens worden niet voor eigen doeleinden gebruikt;

·       toegang wordt beperkt tot medewerkers die deze voor hun taak nodig hebben;

·       verzoeken van betrokkenen die betrekking hebben op ENGIE-gegevens worden onmiddellijk aan ENGIE gemeld en in overleg met ENGIE behandeld;

·       bij beëindiging van de opdracht worden gegevens terugbezorgd of verwijderd volgens de instructies van ENGIE, behoudens een toepasselijke wettelijke bewaarplicht.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken geen cookies of vergelijkbare technieken voor marketing, profilering of het volgen van bezoekers over verschillende websites heen. Indien technisch noodzakelijke cookies nodig zijn om onze website correct en veilig te laten functioneren, worden deze uitsluitend voor dat doel gebruikt.

12. Rechten van betrokkenen

Wanneer Yannick Nys & Zonen BV optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, heeft een betrokkene – afhankelijk van de concrete verwerking en rechtsgrond – onder meer het recht om:

·       informatie te ontvangen over de verwerking van persoonsgegevens;

·       persoonsgegevens in te zien;

·       onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;

·       persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn;

·       de verwerking te laten beperken wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn;

·       bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

·       persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

·       een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Een privacy verzoek kan worden ingediend via privacy@yannicknys.be of schriftelijk op Rietstraat 8, 8450 Bredene. Wij kunnen bijkomende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de aanvrager te controleren. Wij vragen niet standaard om een kopie van een identiteitskaart.

Wij beantwoorden een verzoek in principe binnen één maand na ontvangst, overeenkomstig de GDPR. Wanneer de GDPR een verlenging toestaat, informeren wij de betrokkene daarover.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die wij uitsluitend in opdracht van ENGIE verwerken, brengen wij ENGIE als verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte en behandelen wij het verzoek volgens de toepasselijke instructies van ENGIE.

13. Klachten

Wie van mening is dat persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan eerst contact opnemen via privacy@yannicknys.be zodat wij de situatie kunnen onderzoeken. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
contact@apd-gba.be

14. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Onze maatregelen omvatten onder meer:

·       individuele Microsoft 365-gebruikersaccounts;

·       verplichte tweestapsverificatie voor Microsoft 365;

·       geen gedeelde gebruikersaccounts;

·       taakgebonden toegangsrechten;

·       versleuteling van gegevens tijdens verzending en in rust binnen Microsoft 365;

·       registratie van aanmeldingsactiviteiten via Microsoft Entra;

·       beschikbare auditlogging binnen Microsoft 365;

·       een afzonderlijke, lokaal opgeslagen en versleutelde herstelbackup die enkel toegankelijk is voor de zaakvoerder;

·       interne vertrouwelijkheidsafspraken;

·       periodieke controle van toegangsrechten;

·       jaarlijkse privacy- en securityawareness voor medewerkers;

·       een vast proces voor het melden en behandelen van beveiligingsincidenten.

Medewerkers moeten verdachte e-mails, verloren toestellen, onverwachte aanmeldingen en andere mogelijke beveiligingsincidenten onmiddellijk melden aan de zaakvoerder.

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen, verwerkers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie wordt via onze gebruikelijke communicatiekanalen of website beschikbaar gemaakt.

Laatste wijziging: 5 september 2026